NHÀ XƯỞNG BỪA BỘN: VẤN ĐỀ NHỎ HAY CHI PHÍ VẬN HÀNH MÀ DOANH NGHIỆP CHƯA NHẬN RA?

Một công nhân mất vài phút để tìm kiếm chiếc dụng cụ cần thiết. Một lô nguyên vật liệu bị đặt sai vị trí khiến nhân viên phải kiểm tra lại trước khi đưa vào sản xuất. Một lối đi trong nhà xưởng bị chiếm dụng bởi những thùng hàng chưa được sắp xếp. Từng tình huống có vẻ nhỏ nhặt và không gây ra thiệt hại đáng kể nếu chỉ xảy ra một lần. Tuy nhiên, khi lặp lại mỗi ngày, trên quy mô hàng chục hoặc hàng trăm nhân sự, chúng có thể trở thành những khoản lãng phí đáng kể mà doanh nghiệp khó nhận diện.
Trên thực tế, một nhà xưởng thiếu ngăn nắp không đơn thuần là vấn đề về vệ sinh hay ý thức của người lao động. Đằng sau những dụng cụ đặt sai vị trí, nguyên vật liệu lưu trữ lộn xộn hay máy móc không được vệ sinh thường xuyên có thể là những lỗ hổng trong tổ chức công việc, quản lý nguồn lực và kiểm soát vận hành.
Vậy doanh nghiệp đang phải trả những chi phí nào cho một môi trường làm việc thiếu khoa học? Và làm thế nào để cải thiện tình trạng này một cách bền vững?

1. Những chi phí vận hành ẩn sau một nhà xưởng thiếu ngăn nắp

Những bất cập trong môi trường làm việc thường không xuất hiện dưới dạng một khoản chi phí riêng biệt trên báo cáo tài chính. Thay vào đó, chúng tích lũy thông qua thời gian lao động bị lãng phí, sai sót trong sản xuất, chi phí sửa chữa và hiệu suất vận hành suy giảm.

1.1. Lãng phí thời gian tìm kiếm và di chuyển

Khi dụng cụ, thiết bị và nguyên vật liệu không có vị trí lưu trữ cố định, công nhân phải dành thêm thời gian để tìm kiếm hoặc di chuyển giữa các khu vực. Những thao tác tưởng chừng đơn giản như lấy một chiếc cờ lê, tìm một loại linh kiện hay xác định vị trí của bán thành phẩm cũng có thể làm gián đoạn tiến độ công việc.
Chẳng hạn, nếu mỗi công nhân mất thêm 5 phút mỗi ngày để tìm kiếm dụng cụ và tình trạng này diễn ra trên quy mô 100 nhân sự, doanh nghiệp sẽ mất hơn 8 giờ lao động mỗi ngày chỉ cho hoạt động tìm kiếm. Đây là khoảng thời gian hoàn toàn có thể được sử dụng cho những công việc tạo ra giá trị trực tiếp hơn.

1.2. Gia tăng sai sót và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

Việc sắp xếp nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm thiếu khoa học có thể làm tăng nguy cơ nhầm lẫn trong quá trình sản xuất. Đặc biệt, khi hàng đạt tiêu chuẩn, hàng lỗi và hàng chờ kiểm tra không được phân định rõ ràng, nhân viên có thể vô tình sử dụng nhầm nguyên vật liệu hoặc đưa sản phẩm chưa đạt yêu cầu sang công đoạn tiếp theo.
Bên cạnh đó, dụng cụ không được bảo quản đúng cách cũng dễ bị thất lạc, hư hỏng hoặc sử dụng không đúng mục đích. Những sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra mà còn kéo theo chi phí kiểm tra, xử lý và sản xuất lại.

1.3. Gia tăng nguy cơ mất an toàn lao động

Một lối đi bị chiếm dụng bởi hàng hóa, dây điện đặt không đúng vị trí hay dầu mỡ tích tụ trên sàn nhà xưởng đều có thể trở thành những nguy cơ mất an toàn. Khi khu vực làm việc thiếu ngăn nắp, người lao động dễ gặp phải các tình huống va chạm, vấp ngã hoặc khó khăn trong quá trình di chuyển và vận chuyển hàng hóa.
Đặc biệt, việc các lối thoát hiểm, thiết bị phòng cháy chữa cháy hoặc khu vực xử lý sự cố bị che khuất có thể làm tăng mức độ nghiêm trọng khi xảy ra tình huống khẩn cấp.

1.4. Tăng chi phí bảo trì và thay thế thiết bị

Máy móc, thiết bị không được vệ sinh và kiểm tra thường xuyên có thể tích tụ bụi bẩn, dầu mỡ hoặc các chất thải trong quá trình sản xuất. Điều này khiến việc phát hiện những dấu hiệu bất thường trở nên khó khăn hơn, đồng thời làm tăng nguy cơ hư hỏng nếu các vấn đề không được xử lý kịp thời.
Ngoài ra, dụng cụ không có vị trí bảo quản rõ ràng dễ bị thất lạc hoặc hư hỏng do va đập, từ đó phát sinh thêm chi phí mua sắm và thay thế.

1.5. Suy giảm năng suất và hình thành thói quen làm việc thiếu kỷ luật

Khi không có tiêu chuẩn chung về sắp xếp và vệ sinh, mỗi nhân viên có thể hình thành một cách làm việc riêng. Người sử dụng xong không trả dụng cụ về vị trí ban đầu, người khác tiếp tục đặt nguyên vật liệu tại khu vực thuận tiện nhất cho mình. Dần dần, tình trạng thiếu ngăn nắp trở thành điều bình thường trong môi trường làm việc.
Điều này khiến nhà quản lý phải dành nhiều thời gian nhắc nhở, kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh thay vì tập trung vào cải tiến quy trình và nâng cao hiệu suất sản xuất.
Như vậy, chi phí của một nhà xưởng bừa bộn không chỉ nằm ở những gì doanh nghiệp nhìn thấy trước mắt, mà còn nằm ở những nguồn lực đang bị sử dụng kém hiệu quả mỗi ngày.

2. Vì sao doanh nghiệp vẫn khó duy trì một nhà xưởng ngăn nắp?

Nhận thức được tác hại của môi trường làm việc thiếu ngăn nắp là một chuyện, nhưng duy trì sự thay đổi trong thực tế lại là một bài toán khác. Nhiều doanh nghiệp vẫn tổ chức tổng vệ sinh, nhắc nhở nhân viên hoặc phát động các phong trào giữ gìn nơi làm việc nhưng tình trạng bừa bộn vẫn nhanh chóng quay trở lại.
Một số nguyên nhân phổ biến có thể kể đến:

2.1. Xem việc sắp xếp và vệ sinh là trách nhiệm riêng của công nhân

Doanh nghiệp thường yêu cầu nhân viên tự dọn dẹp khu vực làm việc nhưng chưa đưa ra hướng dẫn cụ thể về cách sắp xếp, vị trí lưu trữ hay tiêu chuẩn vệ sinh. Khi không có quy định thống nhất, mỗi người sẽ thực hiện theo thói quen và quan điểm cá nhân, dẫn đến tình trạng thiếu đồng bộ giữa các khu vực.

2.2. Chỉ thực hiện dọn dẹp khi có kiểm tra hoặc đánh giá

Một số nhà máy chỉ chú trọng vệ sinh và sắp xếp trước các đợt kiểm tra, đánh giá nội bộ hoặc khi có khách hàng đến tham quan. Sau khi hoạt động kiểm tra kết thúc, các tiêu chuẩn lại không được duy trì thường xuyên, khiến nhà xưởng nhanh chóng trở về trạng thái ban đầu.

2.3. Thiếu sự cam kết và làm gương từ cấp quản lý

Nếu người quản lý không tuân thủ các nguyên tắc sắp xếp, không thường xuyên kiểm tra và không xử lý những bất hợp lý trong môi trường làm việc, nhân viên sẽ khó nhận thức được tầm quan trọng của việc duy trì kỷ luật chung. 5S không thể trở thành thói quen nếu chỉ được yêu cầu từ cấp trên mà thiếu sự thực hành nhất quán trong toàn bộ tổ chức.

2.4. Chưa có phương pháp và tiêu chuẩn triển khai thống nhất

Mỗi bộ phận tự sắp xếp theo cách riêng, không có quy định rõ ràng về vị trí lưu trữ, cách nhận diện hay trách nhiệm duy trì. Khi nhân viên không biết thế nào là đạt tiêu chuẩn và cần làm gì để duy trì kết quả, hoạt động sắp xếp và vệ sinh rất dễ trở thành những công việc mang tính đối phó.
Vì vậy, vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp đã dọn dẹp đủ thường xuyên hay chưa, mà là đã xây dựng được một hệ thống giúp mọi người duy trì sự ngăn nắp và cải tiến môi trường làm việc hay chưa. Đây cũng chính là lý do phương pháp 5S được nhiều doanh nghiệp quan tâm và áp dụng.

3. 5S: Không chỉ là dọn dẹp nhà xưởng mà là phương pháp quản trị môi trường làm việc

5S là phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản, được xây dựng dựa trên 5 nguyên tắc: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc, chuẩn hóa) và Shitsuke (Sẵn sàng, duy trì kỷ luật).
Thay vì chỉ tập trung vào việc làm sạch không gian, 5S hướng đến xây dựng một môi trường làm việc khoa học, nơi mọi vật dụng đều có vị trí phù hợp, các tiêu chuẩn được thống nhất và mỗi cá nhân có trách nhiệm duy trì chúng.

3.1. Seiri (整理) - Sàng lọc

Sàng lọc là bước phân loại và loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi khu vực làm việc, chỉ giữ lại những gì thực sự phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Ví dụ, trong một nhà xưởng, các dụng cụ hỏng, nguyên vật liệu tồn đọng không còn sử dụng hoặc thiết bị không cần thiết cần được nhận diện và xử lý phù hợp. Việc này giúp giải phóng không gian, giảm tình trạng lưu trữ dư thừa và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động tiếp theo.

3.2. Seiton (整頓) - Sắp xếp

Sau khi sàng lọc, những vật dụng cần thiết cần được bố trí theo vị trí khoa học, thuận tiện cho việc sử dụng và bảo quản.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhãn nhận diện, bảng treo dụng cụ, vạch kẻ sàn hoặc biển chỉ dẫn để xác định vị trí lưu trữ. Nguyên tắc quan trọng là mỗi vật dụng đều có vị trí quy định, giúp người lao động dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại sau khi sử dụng.

3.3. Seiso (清掃) - Sạch sẽ

Sạch sẽ không chỉ là vệ sinh máy móc, thiết bị và khu vực làm việc mà còn là quá trình quan sát để phát hiện những dấu hiệu bất thường.
Chẳng hạn, khi vệ sinh máy móc định kỳ, công nhân có thể phát hiện dầu rò rỉ, ốc vít lỏng, bụi bẩn tích tụ hoặc những dấu hiệu bất thường khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động xử lý vấn đề trước khi chúng phát triển thành sự cố nghiêm trọng.

3.4. Seiketsu (清潔) - Săn sóc, chuẩn hóa

Sau khi thực hiện sàng lọc, sắp xếp và vệ sinh, doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn chung để duy trì kết quả đạt được.
Các tiêu chuẩn có thể bao gồm quy định về vị trí lưu trữ, lịch vệ sinh, hình ảnh minh họa trạng thái đạt chuẩn, bảng kiểm tra và trách nhiệm của từng khu vực. Việc chuẩn hóa giúp mọi nhân viên hiểu rõ yêu cầu và thực hiện thống nhất, hạn chế tình trạng mỗi người làm theo một cách khác nhau.

3.5. Shitsuke (躾) - Sẵn sàng, duy trì kỷ luật

Đây là bước quan trọng giúp 5S không dừng lại ở một hoạt động ngắn hạn mà trở thành thói quen làm việc hằng ngày.
Nhân viên cần chủ động tuân thủ các tiêu chuẩn đã thiết lập, tự giác trả dụng cụ về đúng vị trí, giữ gìn vệ sinh và nhắc nhở nhau khi phát hiện những điểm chưa phù hợp. Đồng thời, người quản lý cần duy trì hoạt động kiểm tra, đánh giá và ghi nhận những hành vi tích cực để củng cố ý thức thực hiện 5S trong toàn đội ngũ.
Có thể thấy, 5S không đơn giản là hoạt động tổng vệ sinh hay phong trào làm đẹp nhà xưởng. Giá trị thực sự của phương pháp này nằm ở việc thiết lập một môi trường làm việc có tổ chức, tiêu chuẩn hóa và được duy trì bằng kỷ luật của toàn bộ đội ngũ.

4. Doanh nghiệp cần làm gì để 5S không trở thành phong trào ngắn hạn?

Việc áp dụng 5S sẽ khó đạt hiệu quả nếu doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc phổ biến lý thuyết hoặc yêu cầu nhân viên thực hiện theo các quy định chung chung. Để 5S thực sự đi vào hoạt động sản xuất, nhà quản lý cần có phương pháp triển khai phù hợp và duy trì sự tham gia của toàn bộ đội ngũ.

4.1. Cam kết triển khai 5S từ cấp lãnh đạo

5S cần được xem là một phần trong hoạt động quản trị và cải tiến vận hành, thay vì chỉ là nhiệm vụ của bộ phận sản xuất hoặc nhân viên vệ sinh. Ban lãnh đạo cần xác định mục tiêu triển khai, phân bổ nguồn lực và trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện.
Khi người quản lý chủ động tuân thủ các nguyên tắc 5S và thể hiện sự nhất quán trong hành động, nhân viên sẽ nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của phương pháp này.

4.2. Xây dựng tiêu chuẩn 5S phù hợp với từng khu vực

Mỗi khu vực trong nhà máy có đặc điểm và yêu cầu vận hành khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể thay vì áp dụng một quy định chung cho tất cả.
Ví dụ, khu vực lưu trữ nguyên vật liệu cần có quy định về phân loại, nhãn nhận diện và vị trí đặt hàng. Khu vực sản xuất cần xác định vị trí dụng cụ, thiết bị và lối đi. Trong khi đó, khu vực bảo trì cần có tiêu chuẩn riêng về bảo quản và kiểm soát dụng cụ.

4.3. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân và bộ phận

Doanh nghiệp cần xác định người phụ trách từng khu vực, quy định trách nhiệm kiểm tra, vệ sinh và duy trì các tiêu chuẩn 5S. Điều này giúp tránh tình trạng mọi người đều nghĩ rằng việc giữ gìn nơi làm việc là trách nhiệm của người khác.
Bên cạnh đó, nhân viên cần hiểu rõ trách nhiệm của mình không chỉ dừng lại ở việc giữ sạch vị trí cá nhân mà còn bao gồm việc duy trì môi trường làm việc chung.

4.4. Thiết lập cơ chế kiểm tra và đánh giá định kỳ

Doanh nghiệp nên xây dựng checklist đánh giá 5S với các tiêu chí cụ thể, phù hợp với từng khu vực. Hoạt động kiểm tra có thể được thực hiện theo ngày, tuần hoặc tháng tùy đặc thù sản xuất.
Quan trọng hơn, kết quả đánh giá cần được sử dụng để nhận diện những điểm chưa phù hợp, xác định nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục. Nếu chỉ kiểm tra để chấm điểm mà không có hành động cải tiến tiếp theo, 5S rất dễ trở thành một hoạt động hình thức.

4.5. Đào tạo và hình thành thói quen 5S cho nhân viên

Đây là yếu tố có ý nghĩa quyết định đến khả năng duy trì 5S trong dài hạn. Nhân viên cần hiểu tại sao phải thực hiện 5S, mỗi nguyên tắc có ý nghĩa gì và cách áp dụng vào công việc thực tế.
Thay vì chỉ yêu cầu nhân viên dọn dẹp theo quy định, nhà quản lý cần hướng dẫn họ cách nhận diện vật dụng không cần thiết, tổ chức vị trí lưu trữ, phát hiện bất thường và chủ động đề xuất cải tiến. Khi hiểu được giá trị của 5S đối với chính công việc của mình, người lao động sẽ có động lực thực hiện một cách tự giác hơn.

5. 5S hiệu quả bắt đầu từ tư duy quản trị, không phải từ một buổi tổng vệ sinh

Một nhà xưởng ngăn nắp không phải là kết quả của việc dọn dẹp thường xuyên, mà là thành quả của một hệ thống quản lý tốt, trong đó mỗi cá nhân đều hiểu rõ trách nhiệm và chủ động duy trì các tiêu chuẩn chung.
5S giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại cách tổ chức môi trường làm việc, nhận diện những lãng phí đang tồn tại và từng bước cải thiện hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, để phương pháp này thực sự đi vào thực tế, doanh nghiệp cần trang bị cho đội ngũ không chỉ kiến thức mà còn cả phương pháp và kỹ năng triển khai phù hợp.
Đây cũng là một trong những nội dung trọng tâm trong chương trình đào tạo 5S dành cho doanh nghiệp tại Hitsuji HR Academy.
Trong chương trình, học viên được tiếp cận các nguyên tắc 5S, hiểu rõ ý nghĩa và cách thức triển khai từng bước, đồng thời thực hành thông qua các tình huống thực tế trong môi trường sản xuất. Qua đó, người học không chỉ hiểu 5S là gì mà còn biết cách áp dụng, kiểm tra và duy trì 5S trong hoạt động hằng ngày.
Doanh nghiệp có nhu cầu Inhouse Training về 5S, vui lòng liên hệ hotline 024 7778 8968 để được tư vấn và thiết kế chương trình phù hợp.
 

Join Group Zalo của Hitsuji để nhận thông tin hữu ích: 

HITSUJI | Chia sẻ thông tin Webinar/Workshop
Cập nhật thông tin và lịch tổ chức các chương trình Webinar, Workshop của Hitsuji HR Academy.

HITSUJI | WEBINAR Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân
Dành cho những ai quan tâm đến các nội dung liên quan đến Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và việc ứng dụng trong môi trường doanh nghiệp.

HITSUJI | Sức Khỏe Tâm Thần Tại Doanh Nghiệp
Cùng cập nhật và trao đổi về sức khỏe tinh thần, môi trường làm việc và những vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm trong quản trị nhân sự.

HITSUJI | Series Webinar về AI trong công việc
Cập nhật các nội dung, hoạt động và chương trình xoay quanh AI và ứng dụng AI để nâng cao hiệu suất công việc.

HITSUJI | WEBINAR VỀ BHXH
Không gian cập nhật thông tin và nội dung liên quan đến Bảo hiểm xã hội dành cho HR và người làm công tác nhân sự.

HITSUJI | Giấy Phép Lao động | TRC | Visa cho NNN
Dành cho những ai quan tâm đến các vấn đề về giấy phép lao động, TRC và Visa cho người nước ngoài tại Việt Nam.