KHOÁ HỌC 5S TRONG THỜI ĐẠI CÔNG NGHỆ SỐ

TÊN KHOÁ HỌC: 5S TRONG THỜI ĐẠI CÔNG NGHỆ SỐ
📁 File trùng tên, 📊 báo cáo bị bỏ quên, 💬 email chất chồng, dẫn đến sai sót hàng chục triệu đồng mỗi tháng chỉ vì “thiếu ngăn nắp trong không gian số”. Đó chính là lý do 5S – triết lý quản trị nền tảng của người Nhật – đang trở lại mạnh mẽ trong thời đại AI.
Từ “Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng” trên mặt sàn nhà máy, 5S nay được mở rộng thành Digital 5S – áp dụng cho cả thư mục dữ liệu, email, dashboard, và hệ thống AI nội bộ.
Khóa học “5S trong Thời đại Công nghệ số” do Hitsuji HR Academy thiết kế giúp doanh nghiệp hiểu đúng bản chất triết lý 5S, triển khai thực tế trong mọi môi trường làm việc (văn phòng – nhà máy – hybrid), và ứng dụng công nghệ AI, Notion, Trello, Power BI… để duy trì 5S tự động hóa.

1. MỤC TIÊU KHOÁ HỌC

• Hiểu sâu triết lý và tư duy 5S của Nhật Bản.
• Biết cách triển khai 5S bài bản, thực tế, có thể đo lường.
• Biết xây dựng và duy trì văn hóa 5S lâu dài trong doanh nghiệp.
• Ứng dụng 5S để tăng năng suất, giảm lãng phí và cải thiện tinh thần làm việc.

2. KHOÁ HỌC DÀNH CHO

• Doanh nghiệp muốn xây dựng văn hóa kỷ luật & cải tiến năng suất.
• Trưởng nhóm, quản lý, nhân viên văn phòng, nhà máy muốn nâng cao hiệu quả công việc.
• Cá nhân đang làm trong lĩnh vực Lean/Kaizen/Quản trị vận hành.

3. NỘI DUNG CHI TIẾT 

Module 1. Tổng quan về 5S và vai trò trong doanh nghiệp hiện đại
Mục tiêu: Nắm rõ nền tảng tư tưởng của 5S, tầm quan trọng trong quản trị và năng suất.
Nội dung chi tiết:

• Nguồn gốc & ý nghĩa của 5S trong văn hóa quản trị Nhật Bản.
• 5S là gì? Tại sao “Sạch sẽ – Ngăn nắp – Kỷ luật” là nền tảng của mọi mô hình cải tiến (Kaizen, Lean, TPM…).
• Các ví dụ doanh nghiệp Nhật & Việt áp dụng 5S thành công.
• Phân biệt 5S với các mô hình quản trị khác.
• 5 sai lầm thường gặp khiến 5S thất bại và cách phòng tránh.
• “5S trong kỷ nguyên chuyển đổi số & Lean 4.0”: Cách 5S được áp dụng để tối ưu không gian làm việc số (thư mục, dữ liệu, dashboard, thư điện tử) (bao gồm: Digital 5S = Sort file, Set in order folder, Shine (clear old data, Standardize templates, Sustain digital habits...)
• Tư duy“5S as a Leadership Mindset” → 5S không chỉ là công cụ, mà là triết lý quản trị con người và kỷ luật nội tâm.

Kết quả học tập:

• Hiểu đúng về bản chất 5S  (khác j với hiểu thông thường)
• Biết cách nhìn 5S như một hệ thống quản lý & phát triển con người.

 Module 2. Triển khai 5 bước 5S trong thực tế
Mục tiêu: Làm rõ từng “S”, hiểu và biết cách áp dụng tại nơi làm việc.
Nội dung chi tiết:
🔹 Seiri – Sàng lọc (Sort)

• Phân biệt rõ giữa “cần thiết” và “không cần thiết”.
• Quy trình 3 bước loại bỏ vật dụng thừa.
• Case study: Sàng lọc vật dụng trong văn phòng & nhà máy.

🔹 Seiton – Sắp xếp (Set in Order)

• Nguyên tắc “một chạm – một nhìn thấy”.
• Quy tắc bố trí khoa học theo tần suất sử dụng.
• Ứng dụng bản đồ vị trí (layout map) để quản lý vật dụng.
• Dùng QR code, Notion, Miro, Trello để quản lý layout và checklist.
• Thực hành: Thiết kế khu vực làm việc theo Seiton.

🔹 Seiso – Sạch sẽ (Shine)

• Khác biệt giữa “vệ sinh” và “duy trì vệ sinh”.
• Phân công trách nhiệm làm sạch – checklist hằng ngày.
• Xây dựng hệ thống “5 phút vàng” trong ngày làm việc.

🔹 Seiketsu – Săn sóc (Standardize)

• Chuẩn hóa quy trình 3S đầu tiên.
• Cách tạo biểu mẫu, hướng dẫn công việc (SOP) để duy trì 5S bằng AI.
• Hệ thống kiểm tra & chấm điểm định kỳ (5S Audit Sheet).

🔹 Shitsuke – Sẵn sàng (Sustain)

• Hình thành thói quen tự giác, văn hóa tuân thủ.
• Vai trò của lãnh đạo & truyền thông nội bộ trong duy trì 5S.
• Cách kết hợp 5S với thi đua, KPI, gamification.
• Thiết kế bảng xếp hạng nhóm thực hành 5S, mini challenge “Best Organized Desk”, “Cleanest Shift of the Week” giúp “Sustain” thực chất hơn, không chỉ mang tính hình thức.

Kết quả học tập:

• Biết cách triển khai từng bước 5S theo quy trình.
• Có thể áp dụng trực tiếp vào môi trường làm việc hiện tại.

 Module 3. Ứng dụng 5S trong các môi trường khác nhau
Mục tiêu: Biết điều chỉnh phương pháp 5S theo từng đặc thù công việc.
Nội dung chi tiết:

• Ứng dụng 5S trong văn phòng hành chính: quản lý tài liệu, bàn làm việc, kho hồ sơ.
• Ứng dụng 5S trong nhà máy sản xuất: bố trí thiết bị, dụng cụ, nguyên vật liệu.
• Ứng dụng 5S trong quản lý chuỗi cung ứng, kho bãi.
• Cách đo lường hiệu quả 5S qua chỉ số năng suất và mức độ hài lòng nhân viên.
•  5S cho không gian làm việc hybrid và remote:
• Quản lý dữ liệu, task, lịch họp, báo cáo online theo tinh thần 5S.
• “5S & Wellbeing”: môi trường gọn gàng giúp giảm stress, tăng hiệu suất và tinh thần tích cực.

Kết quả học tập:

• Có khả năng tùy chỉnh & vận dụng linh hoạt 5S trong từng phòng ban.
• Biết cách lập kế hoạch triển khai 5S nội bộ theo giai đoạn.

Module 4. Duy trì – Cải tiến – Truyền thông 5S trong tổ chức
Mục tiêu: Giúp học viên hiểu cách tạo hệ thống duy trì 5S lâu dài và lan tỏa văn hóa kỷ luật.
Nội dung chi tiết:

• Cách thiết lập hệ thống kiểm tra 5S định kỳ (tuần/tháng/quý).
• Thiết kế bảng tiêu chí đánh giá, thang điểm, kế hoạch cải tiến.
• Truyền thông nội bộ về 5S: khẩu hiệu, bản tin, góc truyền cảm hứng.
• Lồng ghép 5S vào KPI – thưởng phạt – văn hóa doanh nghiệp.
• “AI & Data in 5S Audit”:Cách dùng Power BI, Google Form, Notion AI để thu thập, tổng hợp điểm 5S tự động.
• Truyền thông nội bộ hiện đại bằng mini video, infographic, newsletter số, hoặc group chat mini quiz.
•  Liên kết với OKR / KPI văn hóa & cải tiến liên tục (Kaizen) để biến 5S thành một phần của đánh giá hiệu suất tổ chức.
• Case thực tế: Hành trình 5S tại doanh nghiệp Nhật & doanh nghiệp Việt.

Kết quả học tập:

• Xây dựng được kế hoạch duy trì và đo lường kết quả 5S lâu dài.
• Biết cách truyền cảm hứng và gắn kết nhân viên với hoạt động cải tiến.

Module 5. Thực hành & dự án nhóm
Mục tiêu: Ứng dụng ngay kiến thức vào tình huống thực tế.
Nội dung chi tiết:

• Chia nhóm theo phòng ban mô phỏng.

Bài tập: 

• Thiết kế lại không gian làm việc theo tiêu chuẩn 5S.
• Thuyết trình kết quả & nhận phản hồi từ giảng viên.
• Hướng dẫn xây dựng “Kế hoạch triển khai 5S 30 ngày đầu tiên”.
• “Thiết kế Digital 5S”: mỗi nhóm chọn một khu vực (văn phòng / drive / team chat) để thực hành dọn dẹp, sắp xếp, chuẩn hóa.
• Chấm điểm bằng bảng Audit 5S Online (Google Form hoặc Notion Template).
• Cuối khóa: Showcase & Review – Mini Fair 5S, học viên trưng bày poster hoặc video minh họa khu vực 5S của mình

Kết quả học tập:

• Biết cách lập kế hoạch 5S phù hợp với thực tế doanh nghiệp mình.
• Có sản phẩm đầu ra cụ thể (bản kế hoạch/thiết kế layout 5S)."

Benefits

• Cấp chứng chỉ hoàn thành khóa học.
• Group trao đổi chuyên môn & hỏi đáp cùng giảng viên.
• Template áp dụng
• Teamwork thực hành

4. GIẢNG VIÊN
Khóa học không chỉ mang tính lý thuyết mà còn là hành trình thực hành – mô phỏng – triển khai thực tế, được dẫn dắt bởi chuyên gia 
Mrs. Trần Thị Thu Hương
Mrs. Nguyễn Thị Ngọc Dung
Mr. Đỗ Đông Việt

5. HÌNH THỨC
Online
6. GIÁ KHOÁ HỌC

Trong thời đại AI, doanh nghiệp muốn “tăng tốc” phải bắt đầu từ việc dọn sạch – sắp xếp – chuẩn hóa – và duy trì liên tục. Bởi AI chỉ hiệu quả khi dữ liệu và con người cùng gọn gàng, kỷ luật, rõ ràng. Khóa “5S trong Thời đại Công nghệ số” không chỉ giúp học viên hiểu 5S là gì, mà còn biết cách biến 5S thành DNA văn hóa doanh nghiệp – từ bàn làm việc, quy trình, đến dashboard báo cáo.
Cùng Hitsuji HR Academy, hãy biến 5S thành một mindset lãnh đạo, một văn hóa hành động tự giác và một nền tảng bền vững cho chuyển đổi số & Lean 4.0.
🚀 5S không chỉ dọn không gian – mà dọn cả tư duy. Và đó là bước đầu tiên để doanh nghiệp sẵn sàng cho kỷ nguyên AI.