CHATGPT + CLAUDE + NOTEBOOKLM: HR NÊN DÙNG MỖI TOOL Ở BƯỚC NÀO?

HR ngày càng có nhiều công cụ AI để hỗ trợ công việc, nhưng càng nhiều công cụ lại càng dễ xuất hiện một câu hỏi: Tool nào nên dùng ở bước nào? Bởi một task thực tế không chỉ dừng ở việc tạo ra một câu trả lời. HR có thể phải tìm hiểu tài liệu, xử lý thông tin, phân tích vấn đề, xây dựng nội dung rồi mới hoàn thiện thành một output có thể sử dụng.
Vậy nếu kết hợp ChatGPT, Claude và NotebookLM trong cùng một workflow, mỗi công cụ nên xuất hiện ở đâu và đảm nhận vai trò gì? Cùng Hitsuji tìm hiểu 4 bước phối hợp ChatGPT, Claude và NotebookLM để biến một task HR từ nguồn thông tin ban đầu thành output hoàn chỉnh qua bài viết dưới đây.

📚 BƯỚC 1: KHAI THÁC NGUỒN THÔNG TIN VỚI NOTEBOOKLM

Hãy thử với một bài toán quen thuộc: HR cần xây dựng chương trình onboarding cho nhân viên mới. Trước khi bắt tay vào thiết kế chương trình, HR cần biết nhân viên mới phải được cung cấp những thông tin gì. Nhưng những thông tin này thường không nằm trong một file duy nhất mà có thể nằm ở Employee Handbook, nội quy lao động, quy trình làm việc, tài liệu văn hóa, chính sách phúc lợi…
Lúc này, nếu yêu cầu AI xây dựng ngay một chương trình onboarding, AI có thể tạo ra một nội dung khá đầy đủ về mặt hình thức nhưng chưa chắc phản ánh đúng những gì doanh nghiệp thực sự có.
Vì vậy, bước đầu tiên không phải là tạo nội dung mà là làm rõ nguồn thông tin. NotebookLM có thể được sử dụng để HR đưa các tài liệu liên quan vào cùng một nơi và bắt đầu khai thác:
📖 Đọc & tổng hợp: Nhanh chóng nắm được nội dung chính từ nhiều tài liệu.
🔎 Tìm kiếm & truy vấn: Đặt câu hỏi để tìm đúng thông tin cần thiết thay vì đọc thủ công toàn bộ tài liệu.
🧩 Kết nối thông tin: Xác định những nội dung liên quan đến mục tiêu onboarding và nhóm chúng thành các chủ đề cần triển khai.
🎯 Xác định đầu vào: Làm rõ những thông tin nào sẽ được sử dụng cho bước xây dựng chương trình.
Kết quả của bước này chưa phải một chương trình onboarding hoàn chỉnh. Nó là một nguồn thông tin đã được khai thác và hệ thống hóa đủ rõ để HR có thể bước sang giai đoạn tiếp theo. Và khi đã biết doanh nghiệp có gì, nhân viên cần biết gì, câu hỏi tiếp theo sẽ là: “Vậy nên xây dựng chương trình onboarding như thế nào?”

🧠 BƯỚC 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ WORKFLOW VỚI AI

 Đây là lúc HR chuyển từ việc khai thác thông tin sang xử lý và tổ chức thông tin. HR có thể đưa những thông tin đã khai thác ở bước 1 vào ChatGPT, Claude hoặc một công cụ AI phù hợp với workflow của mình để bắt đầu xây dựng phương án.
Thay vì chỉ yêu cầu “hãy viết chương trình onboarding”, HR có thể giao cho AI những nhiệm vụ cụ thể hơn:
🔍 Phân tích: Xác định những nhóm kiến thức nhân viên mới cần được tiếp cận.
💡 Brainstorm: Đề xuất các cách tổ chức nội dung và hoạt động onboarding.
🗂️ Xây dựng framework: Chia chương trình thành từng giai đoạn, module hoặc chủ đề.
⚙️ Thiết kế workflow: Xác định trình tự triển khai, mục tiêu từng bước và output cần tạo ra.
Điểm quan trọng ở đây là ChatGPT không phải công cụ duy nhất có thể thực hiện những nhiệm vụ này. Claude cũng có thể phân tích, brainstorm và xây dựng framework. Ngược lại, ChatGPT cũng có thể tiếp tục xử lý và phát triển những nội dung dài ở các bước sau.
Việc tách bước ở đây chủ yếu nhằm giảm độ phức tạp của task và giúp HR kiểm soát quá trình tốt hơn: trước tiên xác định cần làm gì, sau đó mới phát triển nội dung chi tiết.
Kết quả của bước 2 là một framework rõ ràng: biết cần làm những gì, theo thứ tự nào và mỗi phần cần tạo ra output gì.
Nhưng một framework vẫn chỉ là “bộ khung”. Để biến bộ khung đó thành handbook, learning material hay nội dung onboarding có thể sử dụng, HR cần tiếp tục phát triển nội dung.
 

✍️ BƯỚC 3: PHÁT TRIỂN NỘI DUNG CHI TIẾT VỚI AI

 Sau khi đã có cấu trúc, HR không nhất thiết phải quay lại điểm xuất phát và yêu cầu một AI khác “làm lại tất cả”. Điều quan trọng hơn là giữ được mạch công việc và chuyển output của bước trước thành input cho bước tiếp theo.
Từ framework đã có, HR có thể tiếp tục sử dụng ChatGPT, Claude hoặc công cụ phù hợp để:
📝 Phát triển nội dung: Mở rộng từng module thành nội dung chi tiết.
📚 Xử lý nội dung dài: Tiếp tục làm việc với những tài liệu có nhiều phần và nhiều thông tin.
🧱 Xây dựng từng thành phần: Phát triển handbook, learning material, hướng dẫn hoặc các nội dung phục vụ onboarding.
🔄 Rà soát tính nhất quán: Kiểm tra cách diễn đạt, cấu trúc và sự liên kết giữa các phần.
Ở bước này, việc lựa chọn ChatGPT hay Claude không nên được hiểu là “tool nào có khả năng làm việc này, tool nào không”. Cả hai đều có thể đảm nhiệm nhiều loại nhiệm vụ tương tự.
Sự khác biệt trong lựa chọn thường đến từ context của task, cách người dùng quen làm việc, trải nghiệm với từng công cụ hoặc yêu cầu cụ thể của đầu ra.
Vì vậy, thay vì cố gắng tìm một tool “đúng” cho từng nhiệm vụ, HR có thể thử nghiệm và lựa chọn công cụ phù hợp nhất với workflow của mình.
Điều quan trọng là output của bước này phải tiếp tục trở thành input cho bước tiếp theo.

✅ BƯỚC 4: PHẢN BIỆN CHÉO, KIỂM TRA & HOÀN THIỆN OUTPUT | AI

 Đây là bước thường bị bỏ qua khi ứng dụng AI. HR tạo được một output khá ổn và dừng lại ở đó. Trong khi thực tế, AI tạo ra nội dung không đồng nghĩa với AI đã kiểm chứng nội dung đó. Thay vì chỉ yêu cầu AI “kiểm tra lại bài viết”, HR có thể thiết kế thêm một vòng phản biện.
Ví dụ, sau khi một AI hỗ trợ xây dựng và phát triển chương trình onboarding, HR có thể đưa output đó trở lại một AI khác hoặc sử dụng chính công cụ ban đầu với một vai trò khác: reviewer độc lập.
AI có thể được yêu cầu:
🔎 Tìm những điểm chưa hợp lý hoặc còn thiếu.
❓ Đặt câu hỏi ngược về các giả định đang được sử dụng.
📌 Xác định những thông tin cần được kiểm chứng thêm.
🧩 Đối chiếu output với yêu cầu và nguồn thông tin ban đầu.
Nếu cần kiểm tra lại thông tin xuất phát từ tài liệu doanh nghiệp, HR có thể quay lại NotebookLM để đối chiếu với nguồn tài liệu đã cung cấp.
Như vậy, AI không chỉ tham gia vào quá trình tạo ra output mà còn có thể tham gia vào quá trình đặt câu hỏi, phản biện và kiểm soát chất lượng output.
Tuy nhiên, quyết định cuối cùng vẫn thuộc về HR, đặc biệt với những nội dung liên quan đến chính sách, pháp lý hoặc dữ liệu thực tế của doanh nghiệp.

🎯 TỪ “BIẾT DÙNG TOOL” ĐẾN “BIẾT XÂY DỰNG WORKFLOW VỚI AI”

Điều quan trọng không phải là HR có bao nhiêu công cụ AI, mà là biết công cụ nào nên được sử dụng ở bước nào và output của bước này sẽ trở thành input cho bước tiếp theo ra sao.
Đó cũng là sự khác biệt giữa việc chỉ biết sử dụng AI và thực sự đưa AI vào công việc. Khi HR biết xác định Context, chia nhỏ task, lựa chọn công cụ phù hợp, giao việc rõ ràng và kiểm soát output, AI không còn chỉ là một công cụ hỏi đáp mà trở thành một phần trong workflow.
Tại Hitsuji, cách tiếp cận này được phát triển thông qua Free AI Series hàng tuần, Khóa học Ứng dụng AI trong Tuyển dụng - Đào tạo và chương trình Inhouse Training về AI thiết kế riêng, với trọng tâm là đưa AI vào những bài toán và quy trình công việc thực tế của doanh nghiệp.
🎯 HITSUJI HR ACADEMY hỗ trợ tư vấn miễn phí 30 phút để doanh nghiệp trao đổi về thực trạng, xác định nhu cầu và lựa chọn hướng triển khai chương trình Inhouse Training về AI phù hợp. Hãy liên hệ hotline/email của HITSUJI để nhận ngay ưu đãi này và để được tư vấn và thiết kế chương trình Inhouse Training theo nhu cầu thực tế.:
📩daotao@hitsuji-vn.com
0974 689 370 (Hotline)
Nếu anh/chị có nhu cầu đăng ký khóa Public Training Ứng dụng AI trong Tuyển dụng - Đào tạo. vui lòng đăng ký qua: ĐĂNG KÝ NGAY