NHÂN VIÊN BÁO CÁO RẤT NHIỀU, NHƯNG VÌ SAO QUẢN LÝ ĐÔI KHI VẪN CHƯA NẮM RÕ ĐƯỢC TÌNH HÌNH CÔNG VIỆC?

Theo báo cáo vào 2023 của Microsoft, trung bình mỗi nhân viên dành 57% thời gian làm việc cho giao tiếp thông qua các cuộc họp, email và trò chuyện. Một con số khá lớn, cho thấy giao tiếp chiếm một phần đáng kể trong công việc hằng ngày. Chúng ta dành rất nhiều thời gian để trao đổi, cập nhật, báo cáo và truyền đạt thông tin cho nhau.
Nhưng nếu mọi người đã dành nhiều thời gian như vậy để giao tiếp, tại sao trong doanh nghiệp vẫn thường xuyên xuất hiện những tình huống như: “Sao đến giờ tôi mới biết?”, “Em tưởng bên kia đã báo rồi”, hay “Anh đọc báo cáo rồi nhưng vẫn chưa nắm được tình hình”?
Có thể vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp đang giao tiếp quá ít, mà ở chỗ thông tin được truyền đi chưa chắc đã được truyền đạt một cách hiệu quả.

1. BÁO CÁO ĐÃ GỬI, VÌ SAO QUẢN LÝ VẪN CHƯA NẮM ĐƯỢC TÌNH HÌNH?

Hãy thử hình dung một tình huống khá quen thuộc trong công việc.
Nhân viên nhắn cho quản lý: “Em đã xử lý phần A rồi ạ, nhưng đang có một chút vấn đề với bên đối tác.”
Nhân viên đã báo cáo. Quản lý cũng đã nhận được thông tin. Nhưng để thực sự hiểu tình hình, quản lý vẫn phải hỏi thêm: “Vấn đề cụ thể là gì?”, “Xảy ra từ khi nào?”, “Có ảnh hưởng đến tiến độ không?”, “Em đã xử lý đến đâu rồi?”, “Hiện có phương án nào?”, “Có cần anh/chị hỗ trợ hoặc đưa ra quyết định gì không?”
Điều này cho thấy một điểm quan trọng: gửi thông tin nhưng chưa chắc đã đúng cách.
Một báo cáo có thể đã được gửi đúng người, đúng thời điểm, nhưng nếu người nhận vẫn phải liên tục đặt câu hỏi để ghép lại bức tranh tổng thể thì báo cáo đó chưa thực sự giúp công việc được tiếp tục một cách thuận lợi.
Ngược lại, nếu nhân viên báo cáo: “Phần A hiện đã hoàn thành khoảng 80%. Sáng nay đối tác thay đổi yêu cầu X, nếu áp dụng yêu cầu mới thì deadline dự kiến sẽ chậm khoảng 2 ngày. Em đã trao đổi lại với đối tác và hiện có 2 phương án xử lý. Em đề xuất phương án 1 vì có thể giữ được phần lớn tiến độ hiện tại. Nếu anh/chị đồng ý, em sẽ xác nhận lại với đối tác trước 15h hôm nay.”
Lúc này, quản lý có thể nhanh chóng nắm được tình hình hiện tại, vấn đề phát sinh, mức độ ảnh hưởng, những gì nhân viên đã xử lý, phương án tiếp theo và quyết định đang cần được đưa ra.
Cùng là một vấn đề, nhưng cách báo cáo khác nhau có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn trong việc người nhận hiểu và hành động như thế nào.

2. BÁO CÁO NHIỀU HƠN, VÌ SAO THÔNG TIN VẪN CHƯA RÕ RÀNG?

Tuy nhiên, vấn đề không chỉ nằm ở nội dung của một báo cáo.
Trong môi trường làm việc hiện nay, thông tin liên tục được trao đổi qua email, chat nội bộ, Zalo, Teams, Slack, các cuộc họp trực tiếp và họp online. Một nhân viên có thể cập nhật công việc nhiều lần trong ngày, trong khi quản lý đồng thời phải tiếp nhận thông tin từ nhiều người và nhiều phòng ban.
Khi lượng thông tin ngày càng lớn, việc “báo cáo nhiều hơn” chưa chắc đồng nghĩa với việc doanh nghiệp “nắm thông tin tốt hơn”.
Một thông tin quan trọng có thể bị chìm giữa hàng loạt tin nhắn. Một vấn đề phát sinh có thể được báo nhưng thiếu mức độ ảnh hưởng. Một thay đổi liên quan đến nhiều phòng ban có thể chỉ được chia sẻ với một người. Hoặc một vấn đề đáng lẽ cần được đưa lên sớm lại chỉ được báo cáo khi đã ảnh hưởng đến tiến độ.
Vì vậy, điều doanh nghiệp cần không đơn giản là tăng số lượng báo cáo hay tăng số lần trao đổi, mà là đảm bảo thông tin được truyền đến đúng người, đúng thời điểm và đủ rõ để người nhận biết cần làm gì tiếp theo.
Câu hỏi vì thế không nên chỉ là: “Nhân viên đã báo cáo chưa?” mà còn phải là: “Thông tin đã đến đúng người, đúng lúc và đủ rõ để họ hiểu và hành động chưa?”

3. BÁO CÁO KHÔNG CHỈ LÀ VẤN ĐỀ CỦA MỘT CÁ NHÂN

Nếu một nhân viên thường xuyên báo cáo thiếu thông tin, doanh nghiệp có thể xem đây là khoảng trống về kỹ năng và hướng dẫn lại cách báo cáo.
Nhưng nếu tình trạng này xuất hiện ở nhiều nhân viên hoặc nhiều phòng ban - quản lý thường xuyên phải hỏi lại tình hình, thông tin quan trọng đến muộn, các team thường xuyên nói “em tưởng bên kia biết rồi”, hoặc vấn đề chỉ được đưa lên khi đã trở thành sự cố - thì HR và quản lý cần nhìn rộng hơn.
Lúc này, câu hỏi không còn đơn giản là “Nhân viên này có biết báo cáo không?”, mà là: “Đội ngũ đang vận hành thông tin với nhau như thế nào?”
Nhân viên có biết thông tin nào cần báo cáo không? Có biết khi nào cần cập nhật cho quản lý không? Khi vấn đề liên quan đến nhiều bên, họ có biết ai cần được liên lạc không? Và khi gặp một tình huống vượt quá khả năng hoặc thẩm quyền, họ có biết khi nào cần trao đổi để nhận được sự hỗ trợ?
Bởi trong một tổ chức, thông tin không chỉ di chuyển theo một chiều từ nhân viên lên quản lý. Nó liên tục được báo cáo, chia sẻ và trao đổi giữa nhân viên với quản lý, giữa các thành viên trong team và giữa các phòng ban.
Chỉ cần một mắt xích không rõ ràng, thông tin có thể bị chậm, thiếu hoặc không đến được đúng người.
Và khi vấn đề lặp lại ở nhiều bộ phận, đây không còn đơn thuần là câu chuyện “một vài nhân viên chưa biết cách báo cáo”, mà trở thành bài toán về cách doanh nghiệp duy trì dòng thông tin trong quá trình làm việc.

4. BÁO CÁO THẾ NÀO ĐỂ DÒNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP THÔNG SUỐT?

Nếu vấn đề không chỉ nằm ở một bản báo cáo, mà nằm ở cách thông tin được truyền đi trong cả quá trình làm việc, doanh nghiệp cần một cách tiếp cận rộng hơn kỹ năng báo cáo đơn thuần.
Đó là lúc HORENSO có thể là một sự lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp.
HORENSO là nguyên tắc giao tiếp trong công việc của Nhật Bản, gồm Hokoku - Báo cáo, Renraku - Liên lạc và Sodan - Trao đổi.
Ba hành vi này không tồn tại tách rời. Hokoku giúp cập nhật tình hình công việc; Renraku giúp những người liên quan cùng nắm thông tin; còn Sodan giúp vấn đề được đưa ra trao đổi đúng lúc để tìm hướng xử lý.
Có thể hình dung một tình huống đơn giản: một nhân viên phát hiện vấn đề thì cần biết khi nào phải báo cáo; nếu vấn đề liên quan đến người khác thì cần biết ai cần được liên lạc; và nếu vấn đề vượt quá phạm vi xử lý thì cần biết khi nào nên trao đổi với quản lý.
Khi ba hành vi này được thực hiện phù hợp, thông tin không chỉ “được gửi đi”, mà có cơ hội đi đúng người, đúng thời điểm và đúng mục đích.
Vì vậy, câu hỏi doanh nghiệp cần đặt ra không chỉ là “Nhân viên đã biết báo cáo chưa?”, mà là: “Đội ngũ đã biết khi nào cần báo cáo, khi nào cần liên lạc và khi nào cần trao đổi hay chưa?”
Đây cũng là năng lực mà chương trình HORENSO trong thời đại công nghệ số tại Hitsuji HR Academy hướng đến: giúp đội ngũ hiểu và thực hành Hokoku - Renraku - Sodan trong môi trường làm việc hiện đại, nơi thông tin liên tục được trao đổi qua email, chat và các nền tảng cộng tác. 
Điểm khác biệt không chỉ nằm ở việc cung cấp kiến thức về HORENSO, mà ở cách học viên được thực hành trên những tình huống công việc thực tế, nhận phản hồi trực tiếp từ giảng viên và vận dụng từ những kinh nghiệm triển khai thực tế. Nhờ đó, người học không chỉ hiểu “HORENSO là gì” mà còn biết áp dụng như thế nào vào chính công việc và môi trường doanh nghiệp của mình.

👉 Doanh nghiệp có nhu cầu Inhouse Training về HORENSO, vui lòng liên hệ hotline: 0974 689 370 để được tư vấn và thiết kế chương trình phù hợp.
BÁO CÁO MỚI CHỈ LÀ BƯỚC ĐẦU CỦA HORENSO

Một báo cáo rõ ràng là điểm khởi đầu, nhưng để dòng thông tin thực sự thông suốt, doanh nghiệp còn phải trả lời những câu hỏi tiếp theo: Báo cáo thế nào cho đủ thông tin? Khi nào cần liên lạc? Và khi nào nên trao đổi với quản lý?
👉 Trong bài tiếp theo, Hitsuji HR Academy sẽ đi sâu vào 5W1H trong HORENSO - một công cụ giúp nhân viên cấu trúc thông tin rõ ràng và đầy đủ hơn khi thực hiện Hokoku.
Hãy follow Hitsuji HR Academy để không bỏ lỡ những nội dung tiếp theo!
 

--------------------------
𝐇𝐈𝐓𝐒𝐔𝐉𝐈 𝐇𝐑 𝐀𝐂𝐀𝐃𝐄𝐌𝐘
---𝐸𝑛ℎ𝑎𝑛𝑐𝑒 𝑆𝑘𝑖𝑙𝑙𝑠, 𝐸𝑛ℎ𝑎𝑛𝑐𝑒 𝐶𝑎𝑟𝑒𝑒𝑟𝑠---
Contact us at:
☎ 0705619560 
📩 daotao@hitsuji-vn.com
🌎 Website: https://hitsujihr.com.vn/